Предприятия розничной торговли, применяющие контрольно-кассовые машины, обязаны вместе с покупкой выдавать покупателю чек, отпечатанный контрольно-кассовой машиной. Чек является документом, подтверждающим факт исполнения обязательств по договору купли-продажи между покупателем и продавцом.
Контрольно-кассовая машина печатает на чеке:
Наименование торгового предприятия;
ИНН предприятия;
Порядковый номер чека;
Заводской номер ККМ;
Дату и время покупки;
Сумму покупки;
Сумму, внесенную покупателем;
Сумму сдачи;
Идентификатор секции.
Кроме обязательных данных, дополнительно на чеке могут печататься и другие показатели, в зависимости от модели ККМ и программного обеспечения, а также настроек, индивидуальных для каждого предприятия.
В программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» предусмотрено создание кассового и товарного чеков.
Перейдите на вкладку Розничные продажи на Панели разделов.
На Панели навигации щелкните мышью на Чеки ККМ. Откроется окно Чеки ККМ (рис. 7.10).
Рис. 7.10. Окно Чеки ККМ
Если кассовая смена не открыта, то кнопки создания и редактирования документов будут неактивными. Для открытия кассовой смены выполните следующее:
В поле Касса ККМ укажите кассу выбором из справочника Кассы ККМ.
Нажмите на кнопку Открыть смену на панели инструментов журнала документов. Произойдет открытие кассовой смены: станут активными кнопки Закрыть смену, Внесение денег, Выемка денег. Кнопка Открыть смену, напротив, станет неактивной.
Нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна Чеки ККМ. Откроется окно нового элемента Чек ККМ.
Заполните поля открывшегося окна Чек ККМ.
Номер чека выставляется автоматически. Дата и время, как правило, текущие. Остается выбрать форму оплаты: наличными или по платежной карте, с помощью кнопок выбора.
Щелкните мышью на кнопку Добавить на панели инструментов окна Чек ККМ и на вкладке Запасы заполните табличную часть товарами для продажи.
Товар может быть зарезервирован с помощью кнопки Зарезервировать. В этом случае документ Чек ККМ будет сохранен, но не пробит (рис. 7.11).
После внесения наличных денег кассир-операционист может пробить чек ККМ.
Откройте документ Чек ККМ, который необходимо пробить.
Если оплата была произведена наличными, внесите сумму в поле Получено наличными.
Нажмите кнопку Пробить чек. В появившемся окне сообщения о проведении документа ответьте утвердительно. Документ Чек ККМ будет проведен и пробит.
Рис. 7.11. Образец заполнения документа Чек ККМ
Кассовый чек и товарный чеки отдаются на руки покупателю и служат основанием для возврата в случае, если по каким-то причинам покупатель решит вернуть товар.
Товарный чек формируется автоматически одновременно с чеком ККМ (рис. 7.12).
Рис. 7.12. Образец печатной формы Товарный чек
Чеки ККМ
Журнал используется для регистрирования розничных продаж по чекам ККМ. Применяя данный журнал кассир открывает смену, вносит деньги в денежный ящик ККМ, регистрирует новые чеки ККМ, закрывает смену и регистрирует выемку денег из кассы ККМ.
Как вызвать кассовую смену?
Как заполнить новый чек ККМ?
Закрытие кассовой смены
Как закрыть кассовую смену?
Как определить кассу ККМ, по которой будут регистрироваться розничные продажи?
В поле "Касса ККМ" укажите ту кассу, на которой обязаны пробиваться чеки ККМ. Для выбора доступны лишь те кассы, которые подключены в варианте фискального регистратора (для кассы выставлен тип "Фискальный регистратор" и подключена модель используемого фискального регистратора).
Как вызвать кассовую смену?
В рабочем месте кассира кликните на кнопку "Вызвать смену". Будет открыта кассовая смена и кассир сможет регистрировать новые чеки на продажу товаров.
В рабочем месте кассира внизу перечня чеков после открытия смены будет выведена строка с состоянием смены
(смена открыта) и наименование кассира (данного пользователя) , который в этот миг работает с программой.
Обратите внимание. Кассовая смена имеет возможность быть открыта и закрыта в любое время. Продолжительность кассовой смены не обязана превышать 24 часов. Во время единого дня на одной кассе имеет возможность работать много кассиров. При передаче кассовой смены кассир закрывает смену, сдает выручку, выходит из программы. Новый кассир входит в программу под своим именем и открывает вновь созданную кассовую смену.
Как выбрать перечень отложенных чеков во время всего промежутка работы кассы ККМ?
* В поле "Отбор" выставьте содержимое "Все отложенные".
Как оставить в перечне лишь те чеки, которые зарегистрированы в текущей кассовой смене?
* В перечне чеков укажите кассу ККМ, по которой требуется увидеть перечень текущих чеков.
* В поле "Отбор" выставьте содержимое "Только текущая смена".
Как оставить в перечне лишь те чеки, которые были отложены в текущей смене?
* В перечне чеков укажите кассу ККМ, по которой требуется увидеть перечень отложенных чеков.
* В поле "Отбор" выставьте содержимое "Отложенные по текущей смене".
Как выбрать перечень чеков, зарегистрированный в конкретной кассе ККМ?
Для этого в перечне надо указать конкретную кассу ККМ.
Как заполнить новый чек ККМ?
* В рабочем месте кассира кликните на кнопку "Создать".
* Будет создан новый документ "Чек ККМ" .
* В новом документе будет автоматом занесена информация о кассе ККМ, по которой открыта кассовая смена.
* Информация о складе занесется согласно с тем складом, который определен для кассы ККМ.
Примечание. Если чек требуется зарегистрировать по иной кассе, то небходимо вызвать кассовую смену для иной кассы и пробить чек по иной кассе.
Как зарегистрировать чек на возврат товара?
* В рабочем месте кассира (перечне документов "Чек ККМ") выставьте указатель мыши на поле "Номер чека".
* В поле "Что искать" выберите номер того чека, в котором потребитель возвращает товар.
* Кликните на кнопку "Обнаружить".
* В перечне останется тот чек, в котором потребитель хочет отдать товар.
* Кликните на кнопку "Чек ККм на возврат:внести на основе".
* Будет создан чек на возврат, на основе заданного чека.
Примечание. Для того, для того чтобы убрать отбор в перечне, кликните кнопку "Отменить поиск в перечне" (тут же с кнопкой
"Обнаружить").
Как внести деньги в денежный ящик кассы ККМ?
* Кликните на кнопку "Внесение денег" в меню перечня.
* Появится перечень распоряжений (документов "Расходный кассовый ордер"), которым была зарегистрирована выдача денег в кассу ККМ.
* Выставьте указатель мыши на нужный документ и кликните на кнопку "Принять в кассу".
Деньги будут занесены в денежный ящик ККМ. Информация о том, какое количество денег располагается в денежном ящике ККМ показывается в нижней части перечня.
Как выполнить процедуру выемки денег из денежного ящика кассы ККМ?
* В рабочем месте кассира (перечне документов "Чек ККМ") кликните на кнопку "Выемка денег".
* Выберите сумму денег, которые изымаются из кассы ККМ.
* Кликните на кнопку "ОК".
Обратите внимание. После выемки денег из кассы ККМ требуется передать деньги в кассу предприятия.
Обратите внимание. В некоторых моделях ФР релизована возможность автоматической фиксации инкассации денежных денежных средств во время закрытия кассовой смены. В подобных кассах нужно выставить флажок "Автоматическая инкассация денег при снятии Z-отчета на фискальном регистраторе". Во время задания флажка во время закрытия кассовой смены автоматом создается документ "Выемка денег из кассы ККМ".
Закрытие кассовой смены
Как увидеть информацию о всех зарегистрированных чеках во время кассовой смены?
Информация обо всех зарегистрированных чеках показывается в рабочем месте кассира (перечень чеков ККМ). Чеки, по которым был зарегистрирован возврат товаров, помечаются флагом в поле "Возврат".
Допустимо ли вывести на печать на фискальном регистраторе отчет без гашения (x-отчет)?
Для распечатывания на фискальном регистраторе отчета без гашения выполните такие действия.
* В панели действий "Сервис" раздела "Продажи" укажите пункт "Управление фискальным регистратором".
* Кликните на кнопку "Печать отчета без гашения".
Примечание. При помощи команды "Печать отчета с гашением" допустимо создать z-отчет на фискальном регистраторе без закрытия кассовой смены.
Как закрыть кассовую смену?
Для закрытия кассовой смены кликните на кнопку "Закрыть смену " в меню перечня "Чеки ККМ" .
Будет создан и распечатан Z-отчет за кассовую смену по зарегистрированным чекам и автоматом создан документ "Отчет о розничных продажах".
Открытие формы списка документов «Чек ККМ» находится в разделе «Продажи / Розничные продажи / Чеки ККМ». В появившейся форме надо выбрать Кассу ККМ (см. рис.1)
Если кассовая смена не открыта, надо нажать «Открыть смену». Чтоб создать новый документ, надо нажать кнопку «Создать». Чтоб добавить новую строку, надо нажать кнопку «Добавить» (см. рис.2). В появившейся строке, в колонке «Номенклатура», можно начать набирать либо известный код, либо известный артикул, и система сразу же, по мере набора символов, начинает предлагать варианты для выбора (см. рис.2). После выбора номенклатуры заполнить количество. Цена подтянется автоматически, если была установлена.
Оплата платежными картами заполняется на закладке «Оплата платежными картами».
После выполнения всех необходимых действий, можно нажать следующие кнопки:
- «Расчет» (см. рис.2). Документ проведется, спишет остатки, и произойдет расчет, оприходуются деньги в кассу ККМ. Для пробития чека, нажать кнопку «Пробить».
- «Отложить без резервирования». Чек просто запишется и впоследствии его можно провести.
- «Отложить с резервированием». Чек запишется, товар под него зарезервируется и будет не доступен для продажи. Количество дней резервирования настраивается в параметрах учета. По истечении этих дней, товар снимется с резерва.
- «Закрыть». Просто закроется форма чека.
После нажатия кнопки «Расчет» можно установить или снять ручные скидки, (в случае, если их использование было задано в параметрах учета). См. рис.3. Чтобы была возможность рассчитываться через платежные карты, предварительно необходимо настроить подключаемое оборудование.
До начала работы с чеками вообще, необходимо настроить следующие соответствия. Тип цен соответствия складу задается в форме справочника склада, раздел Продажи / См. также / Склады (складские территории) (см. рис.4). Соответствие кассы ККМ и склада задается в справочнике «Кассы ККМ», раздел Продажи / См. также / Кассы ККМ. (см. рис.5).
Для того чтобы оплата платежными картами была доступна, в форме фискального регистратора надо установить галку «использовать без подключения оборудования» (см. рис.5). Кроме этого, необходимо наличие нового элемента справочника «Экварийнговые терминалы (см.рис.6). В случае, если оборудование не подключается к 1с, надо установить галку «Использовать без подключения оборудования». Но самое важное - надо выбрать кассу ККМ, с которой связан эквайринговый терминал.
После этого, для оплаты чека ККМ платежной картой полностью или частично, после нажатия кнопки «Расчет», надо ввести необходимые данные, в т.ч. сумму оплаты и нажать кнопку «Выполнить операцию» (см. рис.7).
В случае если оплата картой была частичной, добавить сумму наличных и провести чек.
Предлагаем пользователям программы «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 практические советы по организации работы с контрольно-кассовой техникой (ККТ) с передачей фискальных данных в ФНС (онлайн-кассами) в соответствии с требованиями Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Основное предназначение «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 - автоматизация бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности. При этом в программе поддерживается интеграция с действующими государственными информационными системами и работа с онлайн-кассами (с контрольно-кассовой техникой, обеспечивающей онлайн-передачу фискальных данных в налоговые органы).
Рассмотрим, как организовать работу в программе с кассой предприятия в новых условиях.
Как начать работу с онлайн-кассой
Выбор кассы
Еще многим пользователям предстоит пройти этап выбора кассы.
При разработке моделей онлайн-касс производители создают специальные программные компоненты (драйверы устройств). Для поддержки работы в новых условиях фирма «1С» тщательно тестирует совместную работу своих программ и оборудования, подключаемого с помощью таких драйверов. Если все работает правильно, то производителю модели ККТ выдается сертификат «Совместимо! Система программ 1С:Предприятие».
Полный список сертифицированных моделей ККТ с передачей данных, а также другого торгового оборудования, публикуется на сайте 1С . Перечень постоянно пополняется по мере сертификации новых моделей контрольно-кассовой техники.
Список моделей оборудования, подключаемых с помощью прошедших сертификацию драйверов, также опубликован на сайте 1С . Работу прикладных решений с этими моделями оборудования гарантирует производитель драйвера.
Подключение кассы
Подключение ККТ осуществляется в форме Подключение и настройка оборудования , доступ к которой осуществляется из раздела Администрирование - Подключаемое оборудование .
Пользователю необходимо выбрать тип оборудования: ККТ с передачей данных и создать новый элемент справочника Подключаемое оборудование . При создании нового экземпляра подключаемой ККТ следует указать драйвер оборудования, выбрав его из списка поддерживаемых устройств (рис. 1).
Рис. 1. Подключение онлайн-ККТ
Согласно Закону № 54-ФЗ в чеке должны печататься должность и фамилия кассира. Эти данные программа возьмет из карточки физического лица, указанного в качестве текущего пользователя программы. Перед началом работы с кассой необходимо проверить, заполнены ли необходимые сведения для тех пользователей, которые будут формировать чеки.
Регистрация кассы в ФНС
В соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ ключевым элементом ККТ является фискальный накопитель - программно-аппаратное шифровальное (криптографическое) средство.
Именно это устройство наряду с долговременным хранением данных обеспечивает шифрование и передачу защищенных фискальных данных оператору фискальных данных (ОФД).
Фискальный накопитель подлежит замене по истечению срока действия или по факту исчерпания его ресурса памяти. Вновь приобретенная ККТ с новым фискальным накопителем подлежит обязательной регистрации в ФНС.
Регистрацию в ФНС можно условно разделить на следующие этапы:
- подача заявление на регистрацию в ФНС;
- регистрация на ККТ из программы «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0);
- завершение регистрации в ФНС.
Заявление в ФНС рекомендуется подавать в электронном виде через личный кабинет юридического лица или личный кабинет индивидуального предпринимателя (ИП) на сайте ФНС . Если подключения к личному кабинету еще нет, то его можно получить, обратившись в свою налоговую инспекцию. Для заполнения заявления в личном кабинете необходимо подготовить информацию о ККТ и его владельце. После того, как налоговая инспекция примет это заявления, она присвоит ККТ регистрационный номер.
Регистрация на ККТ выполняется непосредственно из программы. Для этого в карточке ККТ (в форме элемента справочника Подключаемое оборудование ) необходимо выбрать команду Операция с фискальным накопителем - Регистрация .
В форме регистрации фискального накопителя (рис. 2) необходимо указать регистрационный номер ККТ, который был получен в ФНС. Также необходимо указать реквизиты организации, систему налогообложения (допустимо установить несколько флагов при совмещении режимов), а также реквизиты ОФД. Признаки в группе Настройка ККТ зависят от специфики использования ККТ и должны быть определены и согласованы совместно с ОФД.
Рис. 2. Регистрация фискального накопителя
После нажатия на кнопку Продолжить операцию данные будут переданы на ККТ и сохранены в карточке регистрации ККТ (группа Параметры регистрации ККТ ). На ККТ будет распечатан отчет. Для завершения регистрации в личном кабинете на сайте ФНС нужно указать данные с этого отчета: номер документа, фискальный признак и точные дату и время операции.
По истечении срока действия или по факту исчерпания его ресурса памяти использованный фискальный накопитель необходимо закрыть (меню Операции с фискальным накопителем - Закрыть ), а затем зарегистрировать новый фискальный накопитель (меню Операции с фискальным накопителем - Изменение параметров регистрации ). В открывшейся форме следует указать причину изменения параметров - Смена фискального накопителя . С помощью команды Изменение параметров регистрации можно также отразить изменение реквизитов пользователя, смену ККТ или ОФД.
Открытие смены
Работа с фискальной техникой делится на кассовые смены. Перед началом работы необходимо выполнить открытие смены, а по завершении - закрытие смены. Открытие смены выполняется в разделе . Список кассовых смен находится в разделе Банк и касса - Кассовые смены .
В момент открытия в форме Кассовая смена указывается организация; ККМ, к которой подключено устройство; дата и время начала смены. В поле Статус автоматически устанавливается значение Открыта . После закрытия смены статус изменится на значение Закрыта .
Как сформировать чек в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0)
В зависимости от вида и специфики торговой деятельности предприятия печать чека возможна из следующих документов программы:
- Розничные продажи (чеки) ;
- Поступление наличных ;
- Операции по платежным картам .
Документ Чек (раздел ) используется в случае автоматизации мелкой розницы для отражения каждой продажи розничному (обезличенному) покупателю. После нажатия кнопки Принять оплату открывается форма Оплата , где можно указать электронный адрес и/или номер телефона покупателя. Печать чека выполняется после нажатия кнопки Принять оплату из формы Оплата . Отправка электронного чека осуществляется средствами ОФД.
В чеке автоматически отражается номенклатурный состав, указанный на закладке Товары и услуги документа. Для организаций, совмещающих ОСНО или УСН со спецрежимами (ЕНВД, патент), в одном документе можно отражать продажи, относящиеся только к одной системе налогообложения.
Операции платежного агента (например, прием платежей в пользу оператора сотовой связи) можно отразить на закладке Агентские услуги . В табличной части нужно указать контрагента-комитента, в интересах которого привлекается платеж, и договор с ним. Договор должен иметь вид С комитентом (принципалом) на продажу . В карточке договора в группе Платежный агент должен быть установлен флаг Организация выступает в качестве платежного агента и заполнены соответствующие сведения. Эти сведения будут указаны в чеке.
Продажа подарочных сертификатов (как собственных, так и сертификатов сторонних эмитентов) отражается на закладке Продажа сертификатов . В этом случае в чеке будет указано наименование сертификата.
Документ Поступление наличных (раздел Банк и касса - Касса ) с видом операции Поступление от покупателя предназначен для отражения расчетов наличными денежными средствами с юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Также такой порядок применяется для продаж, оформляемых частным лицам, которых требуется персонально учесть в справочнике контрагентов (например, когда момент реализации товаров (работ, услуг) не совпадает с моментом оплаты).
Чтобы в чеке, сформированном из документа Поступление наличных , отражался номенклатурный состав товаров (работ, услуг), пользователь должен предварительно выписать счет и указать его в поле Счет на оплату . Если счет на оплату не указан, то в чеке вместо наименований товаров будет отражено, что принята оплата от покупателя (указывается его наименование) по документу основания. Документ основания указывается в группе Реквизиты печатной формы документа Поступление наличных .
По кнопке Напечатать чек формируется чек, и становится доступна форма предварительного просмотра, где можно при необходимости внести коррективы. По кнопке Продолжить - чек выводится на печать.
Документ Операция по платежной карте (раздел Банк и касса - Касса ) с видом операции Оплата от покупателя предназначен для отражения расчетов электронным средством платежа (эквайринговая операция) с юридическими лицами и ИП.
Такой же порядок может применяться и для расчетов с физическими лицами, которые нужно учесть обособленно. Порядок печати чека в программе для данного документа аналогичен порядку печати чека из документа Поступление наличных .
В случае возврата оплаты покупателю чек на возврат можно напечатать из документов Выдача наличных и Операция по платежной карте с видом операции Возврат покупателю . Эти документы нужно формировать на основании документов Поступление наличных или Возврат товаров от покупателя - только тогда в чеках будут заполнены номенклатурные позиции.
Документ Кассовый чек коррекции (раздел Банк и касса ) доступен в «1С:Бухгалтерии 8» начиная с версии 3.0.45. Этот документ предназначен для корректировки пробитого чека в открытой кассовой смене и передачи этих сведений оператору фискальных данных.
Как правильно закрыть кассовую смену
Закрыть смену можно различными способами. Из форм:
- управления фискальным регистратором (раздел Банк и касса - Управление фискальным устройством );
- кассовой смены;
- списка чеков (раздел Продажи - Розничные продажи (чеки) ).
Если в программе учитываются розничные продажи, то предпочтительней закрывать смену из формы списка чеков. По завершению кассовой смены необходимо выполнить команду Закрыть смену , после чего в программе будет предложен выбор организации и оборудования, для которого необходимо выполнить операцию. В результате на выбранном оборудовании будет выполнена печать Z-отчета, а также сформированы документы Отчет о розничных продажах и Поступление наличных по данным чеков, отраженных на указанном оборудовании (рис. 3).
Рис. 3. Закрытие смены
Как работать с ККТ в неавтоматизированной торговой точке
Онлайн-кассы обеспечивают максимально широкие возможности при расчетах с покупателями (в оптовой и розничной торговле, при оказании услуг и т. д.) и работают непосредственно под управлением программы. Однако применение такой ККТ требует автоматизированного рабочего места кассира.
Для работы в неавтоматизированных торговых точках предназначены автономные кассы (ККМ Offline).
Возможности работы с ККМ Offline ограничены розничной торговлей. Интеграция «1С:Бухгалтерии 8» с такими автономными ККМ осуществляется в ручном режиме через файловый обмен.
Небольшие организации и ИП, торгующие в розницу в неавтоматизированных торговых точках (в том числе при разъездной и выносной торговле) и оказывающие услуги, могут использовать программно-аппаратный комплекс «1С:Касса», который представляет собой готовое кассовое решение с поддержкой требований Закона № 54-ФЗ.
В состав комплекса «1С:Касса» входит:
- автономный кассовый аппарат «Штрих-MPAY-Ф» для рабочего места продавца с фискальным накопителем;
- облачное приложение для предпринимателя «1С:Касса», которое предназначено для работы с номенклатурой, ведения простого товарного учета, корректировки остатков, анализа эффективности работы магазина и выполнения других ежедневных задач. Работать с данным приложением можно везде, где есть интернет, за много километров от торговой точки.
Начиная с версии 3.0.50.11 в «1С:Бухгалтерии 8» поддерживается синхронизация с облачным приложением «1С:Касса». Для настройки обмена следует указать список торговых точек, кассы которых будут обмениваться данными с программой (раздел Администрирование - Синхронизация данных ).
При настроенном обмене из «1С:Бухгалтерии 8» в облачное приложение передается информация о номенклатуре и ценах, а из «1С:Кассы» в программу загружается отчет о розничных продажах и информация о возвратах. Используя программу «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 и настроив обмен с разными торговыми точками, бухгалтер на аутсорсинге может эффективно обслуживать несколько организаций и ИП.
Что делать, если возникнут сложности в работе с ККТ
Для упрощения подключения ККТ к операторам фискальных данных и взаимодействия с ними предназначен сервис 1С-ОФД. Пользователям сервиса 1С-ОФД предоставляются следующие услуги:
- консультации по вопросам подключения ККТ к системе передачи и приема данных ОФД и работе с ОФД;
- помощь в выявлении проблем, препятствующих штатной работе по передаче данных от ККТ (фискального накопителя) к ОФД;
- помощь в регистрации касс в личном кабинете налогоплательщика в ФНС;
- помощь в получении и настройке квалифицированной электронной подписи (КЭП) для подписания заявления на регистрацию ККТ в личном кабинете налогоплательщика на сайте nalog.ru, а также заявления о присоединении к оферте ОФД.
